Datenschutzerklärung

Yusuf Kolac, Kolac DigitalBeckhausstraße 10833611 BielefeldE-Mail: yusuf@kolac-digital.deTelefon: +49 176 95762018

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die Adresse oben.

Als Verantwortliche verarbeiten wir die Daten der Besucher unserer Website und die Daten der Betriebe, die ein Konto haben (Name, E-Mail, Firmendaten, Abo und Zahlung).

Im Auftrag des Betriebs verarbeiten wir die Daten, die ein Betrieb in Handschlagfertig über seine eigenen Kunden ablegt: Namen, Anschriften, Telefonnummern, Anfragen, Fotos, Angebote und Rechnungen. Verantwortlich dafür ist der Betrieb. Wir handeln nach seinen Weisungen auf Grundlage unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Sind Sie Kunde eines Betriebs, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte zuerst an diesen Betrieb.

Handschlagfertig läuft auf Servern der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG in Espelkamp, Deutschland. Datenbank, hochgeladene Dateien und Sicherungen liegen ausschließlich dort. Mit Mittwald besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden vom Hoster nach kurzer Zeit gelöscht, spätestens nach 30 Tagen. Wir selbst speichern keine IP-Adressen in der Anwendung.

Wir setzen nur ein Cookie: die Sitzung nach der Anmeldung oder beim Start der Demo. Es ist technisch notwendig, damit Sie angemeldet bleiben (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und läuft nach höchstens 30 Tagen ab oder wenn Sie sich abmelden. Im Browser merken wir uns außerdem die Sprache, die Sie beim Einsprechen gewählt haben.

Es gibt kein Tracking, keine Werbe-Cookies, keine Analyse-Dienste und keine Social-Media-Plugins. Die Schrift ist auf unserem Server eingebunden, es geht keine Anfrage an Google Fonts.

Wenn Sie die Demo starten, legen wir einen Musterbetrieb mit erfundenen Daten an, der nur Ihnen gehört. Was Sie dort eingeben, löschen wir automatisch nach 2 Tagen. Geben Sie in der Demo bitte keine echten Daten Ihrer Kunden ein.

Für das Konto verarbeiten wir Ihren Namen, den Namen des Betriebs, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort, das wir nur als sicheren Hash (scrypt) speichern. Dazu kommen die Firmendaten, die Sie in den Einstellungen eintragen (Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung), weil sie auf Ihren Angeboten und Rechnungen stehen. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nach einer Kündigung bleiben die Daten 90 Tage erhalten, damit Sie alles herunterladen können, danach löschen wir sie. Ausgenommen sind Daten, die wir aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen (unsere Rechnungen an Sie: 8 bis 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB).

Das Abo bezahlen Sie über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland). Kartendaten oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein, sie erreichen uns nicht. Wir erhalten von Stripe nur, ob die Zahlung geklappt hat, eine Kundennummer und die Rechnungsanschrift. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich und kann Daten zur Betrugsvorbeugung auch in die USA übermitteln, auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mehr dazu: stripe.com/de/privacy.

Handschlagfertig nutzt das KI-Modell Claude der Anthropic PBC (San Francisco, USA). Claude liest hochgeladene alte Angebote, Anfragen, Fotos und Zeichnungen und schlägt daraus Positionen, Mengen, Preise und Texte vor. Dafür schicken wir den jeweiligen Inhalt verschlüsselt an die Schnittstelle von Anthropic. Das können auch personenbezogene Daten sein, etwa der Name und die Anschrift eines Kunden in einer Anfrage.

• Anthropic arbeitet für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Data Processing Addendum mit EU-Standardvertragsklauseln (Art. 28 und Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Nach den Geschäftsbedingungen von Anthropic für die Schnittstelle werden diese Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet und nur für eine begrenzte Zeit gespeichert, etwa um Missbrauch zu erkennen.
• Wir schicken nur, was für den jeweiligen Vorschlag nötig ist: das Dokument oder die Anfrage, die Regeln Ihres Betriebs und passende Leistungen aus Ihren alten Angeboten.
• Die KI entscheidet nichts allein. Jeder Vorschlag wird vom Betrieb geprüft, bevor ein Angebot oder eine Rechnung hinausgeht. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und für die Daten seiner Kunden der Auftrag des Betriebs. Mehr dazu: anthropic.com/legal/privacy.

Zum Einsprechen nutzt Handschlagfertig die Spracherkennung, die in Ihrem Browser eingebaut ist. Die Aufnahme geht dabei nicht an uns, sondern an den Hersteller des Browsers, der sie in Text umwandelt: bei Chrome und Edge an Google bzw. Microsoft, bei Safari an Apple. Bei uns kommt nur der fertige Text an. Die Spracherkennung startet erst, wenn Sie auf das Mikrofon tippen und es im Browser erlauben. Wenn Sie das nicht möchten, tippen Sie den Text einfach ein.

Verschickt ein Betrieb ein Angebot, bekommt sein Kunde einen persönlichen Link. Öffnet der Kunde den Link, nimmt er das Angebot an oder stellt eine Frage, speichern wir den Zeitpunkt und den eingegebenen Namen für den Betrieb. IP-Adressen speichern wir dabei nicht.

Beim Versand per WhatsApp öffnet Handschlagfertig nur die WhatsApp-App des Betriebs mit einem vorbereiteten Text. Die Nachricht verschickt der Betrieb selbst, wir sind daran nicht beteiligt.

Bindet ein Betrieb unser Anfrage-Formular auf seiner Website ein, landen die Angaben seiner Besucher (Name, Kontakt, Beschreibung, Fotos) bei uns im Auftrag des Betriebs. Der Betrieb muss in seiner eigenen Datenschutzerklärung darauf hinweisen.

Verbindet ein Betrieb seinen SharePoint- oder OneDrive-Ordner, lesen wir über Microsoft Graph die Dateien in diesem Ordner, um alte Angebote zu lernen. Die Anmeldung läuft bei Microsoft, wir speichern nur einen verschlüsselten Zugriffsschlüssel. Der Betrieb kann die Verbindung jederzeit trennen, auch in seinem Microsoft-Konto.

Schreiben oder rufen Sie uns an, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Sache erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

• Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Deutschland: Hosting der Anwendung und der Datenbank, Speicherung der Dateien, E-Mail-Versand. Ort der Verarbeitung: Deutschland.
• Anthropic PBC, San Francisco, Kalifornien, USA: KI-Modell Claude: Lesen hochgeladener Dokumente und Anfragen, Vorschläge für Positionen, Preise und Texte. Ort der Verarbeitung: USA.
• Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland: Abwicklung der Zahlungen für das Abo von Handschlagfertig (nur Daten des Betriebs, keine Kundendaten des Betriebs). Ort der Verarbeitung: EU, Übermittlung in die USA möglich.
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland: Lesen alter Angebote aus SharePoint oder OneDrive, nur wenn der Betrieb seinen Ordner verbindet.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten, das ist in der Anwendung an zentraler Stelle erzwungen. Passwörter speichern wir nur als Hash. Die Datenbank wird täglich gesichert, die Sicherungen liegen ebenfalls in Deutschland.

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Eine E-Mail an yusuf@kolac-digital.de genügt.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, ldi.nrw.de.

Kommt ein neuer Dienst dazu oder ändert sich etwas Wesentliches, passen wir diese Erklärung an. Betriebe mit Konto informieren wir vorher per E-Mail.