Warum Angebote schreiben so viel Zeit frisst
Tagsüber stehen Sie auf der Baustelle. Die Angebote kommen danach. Am Küchentisch, um halb neun, mit dem Aufmaß auf einem Zettel und den alten Preisen irgendwo in einem Ordner. Ein Angebot für ein Bad oder eine Wohnung kostet so schnell ein bis drei Stunden. Bezahlt wird davon keine Minute.
Dazu kommt der Druck von außen. Viele Kunden holen drei bis fünf Angebote ein. Wer zuerst antwortet und dabei sauber aussieht, hat oft schon halb gewonnen. Wer zwei Wochen braucht, bekommt den Auftrag meistens nicht mehr, egal wie gut der Preis ist.
Und dann sind da die Fehler, die erst auf der Baustelle auffallen. Die Anfahrt nicht drin. Die Entsorgung vergessen. Das Abdecken nicht berechnet. Jede dieser Positionen kostet bares Geld, und nachverlangen lässt sich beim Privatkunden selten etwas, ohne dass die Stimmung kippt.
Was in ein Handwerker-Angebot gehört
Ein Angebot ist ein Vertragsangebot. Nimmt der Kunde es an, gilt es. Deshalb muss drinstehen, was Sie machen, was es kostet und unter welchen Bedingungen. Eine feste gesetzliche Liste wie bei der Rechnung gibt es für das Angebot nicht. Einige Angaben sind aber trotzdem Pflicht, etwa die Geschäftsbriefangaben bei einer GmbH oder der Gesamtpreis gegenüber Privatkunden. Die Details stehen im Ratgeber zu den Pflichtangaben.
In der Praxis hat sich dieser Aufbau bewährt:
- Briefkopf mit Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Kundenname, Anschrift und die Adresse der Baustelle, falls sie abweicht
- Angebotsnummer, Datum und ein klarer Betreff, zum Beispiel „Malerarbeiten Wohnzimmer und Flur“
- Leistungsbeschreibung in Positionen: Was, wie viel, welche Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis
- Summe netto, Umsatzsteuer, Summe brutto
- Bei Privatkunden: Lohnanteil getrennt vom Material, wegen § 35a EStG
- Ausführungszeitraum oder frühester Starttermin
- Zahlungsbedingungen, gegebenenfalls Abschläge
- Bindefrist, also wie lange der Preis gilt
- Unterschriftsfeld oder ein Weg, wie der Kunde annehmen kann
Schritt für Schritt: vom Termin zum fertigen Angebot
Am meisten Zeit verlieren Sie nicht beim Tippen, sondern beim Suchen und Nachdenken. Wer die Schritte immer gleich macht, wird schneller und vergisst weniger.
Erstens: Beim Termin vor Ort alles aufnehmen. Maße, Zustand des Untergrunds, Zugang, Parkmöglichkeit, Etage, ob Möbel im Weg stehen. Sprechen Sie das ruhig gleich ins Handy ein, das geht schneller als schreiben. Fotos helfen später beim Erinnern.
Zweitens: Positionen aufbauen. Gehen Sie den Ablauf auf der Baustelle im Kopf durch, vom Ankommen bis zum Aufräumen. So fallen Ihnen Vorarbeiten und Nebenarbeiten auf, die man am Schreibtisch gern übersieht.
Drittens: Preise einsetzen. Am besten aus Ihren eigenen letzten Angeboten für ähnliche Arbeiten, nicht aus dem Kopf. Prüfen Sie, ob Materialpreise gestiegen sind.
Viertens: Gegen die Liste „oft vergessen“ prüfen. Dazu gleich mehr.
Fünftens: Noch am selben Tag oder am nächsten Morgen raus. Per E-Mail oder WhatsApp, mit einem kurzen, freundlichen Satz dazu.
Die Liste „oft vergessen“
Diese Positionen fehlen in Angeboten am häufigsten. Einzeln wirken sie klein. Zusammen machen sie bei einem normalen Auftrag schnell ein paar hundert Euro aus, und die fehlen dann am Ende in Ihrer Kasse.
| Position | Warum sie fehlt | Wie Sie sie abrechnen |
|---|---|---|
| Anfahrt | Gilt als selbstverständlich | Pauschal je Tag oder je Fahrt, oder nach Kilometer |
| Entsorgung | Fällt erst beim Abbruch auf | Pauschal oder nach Menge, Container separat |
| Abdecken und Abkleben | Wird als Vorarbeit nicht gesehen | Pauschal oder in m² bei großen Flächen |
| Kleinmaterial | Schrauben, Dübel, Silikon, Klebeband | Pauschal oder als Prozentsatz vom Material |
| Baustelleneinrichtung | Gerüst, Leiter, Schutz, Strom | Pauschal je Baustelle |
| Untergrundvorbereitung | Zustand erst vor Ort klar | Als Bedarfsposition mit Einzelpreis |
| Endreinigung | Wird als Kulanz verschenkt | Pauschal |
| Parken und Wartezeit | In der Stadt teuer | Pauschal oder nach Aufwand |
Netto oder brutto: Was der Kunde sehen muss
Bei Geschäftskunden reicht der Nettopreis mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Bei Privatkunden ist das anders. Nach der Preisangabenverordnung (§ 3 PAngV) muss gegenüber Verbrauchern der Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer angegeben werden. Wer nur netto schreibt, riskiert eine Abmahnung und verärgert den Kunden, wenn auf der Rechnung plötzlich 19 Prozent mehr stehen.
Schreiben Sie also bei Privatkunden immer den Bruttobetrag deutlich hin. Netto und Umsatzsteuer können darüber stehen. So vergleicht der Kunde Ihr Angebot fair mit den anderen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Dann gehört ein Hinweis darauf ins Angebot, damit der Kunde weiß, warum keine Steuer auftaucht.
Bindefrist und Gültigkeit
Ohne Frist ist Ihr Angebot nur so lange bindend, wie Sie unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen (§ 147 BGB). Das ist unklar und führt zu Streit, wenn der Kunde nach drei Monaten anruft und den alten Preis will.
Setzen Sie deshalb eine klare Frist, zum Beispiel: „Dieses Angebot gilt bis zum 30.11.2026.“ Üblich sind zwei bis vier Wochen. Bei schwankenden Materialpreisen, etwa bei Kupfer oder Holz, eher kürzer. Die Frist hat noch einen Vorteil: Sie gibt Ihnen einen guten Grund, kurz vor Ablauf freundlich nachzufragen.
Schneller werden, ohne schlechter zu werden
Die größte Zeitersparnis kommt aus Ihren eigenen alten Angeboten. Dort stehen Ihre Positionen, Ihre Texte und Ihre Preise schon drin. Wer sie jedes Mal neu sucht, verliert die meiste Zeit. Legen Sie sich wenigstens eine Liste Ihrer zwanzig häufigsten Positionen mit aktuellen Preisen an.
Viele Betriebe nutzen inzwischen ein Programm, das diese Arbeit übernimmt. Mit Handschlagfertig sprechen Sie den Auftrag nach dem Termin ein, das Tool sucht die Preise aus Ihren alten Angeboten heraus und fragt nach, wenn etwas fehlt. Ob mit Programm oder ohne: Entscheidend ist, dass Sie jeden Preis selbst prüfen und nichts rausgeht, was Sie nicht unterschreiben würden.