Warum Word und Excel irgendwann nicht mehr reichen
Fast jeder Betrieb fängt mit einer Word-Vorlage an. Das funktioniert, solange es zehn Angebote im Monat sind. Danach wird es mühsam. Die Preise stehen in fünf verschiedenen Dateien, jede ein bisschen anders. Die Vorlage hat noch die alte Bankverbindung. Und am Handy lässt sich nichts davon vernünftig bearbeiten.
Das eigentliche Problem ist aber nicht das Programm, sondern der Zeitpunkt. Weil das Angebot nur am Schreibtisch geht, wird es auf den Abend verschoben. Und dann liegt es zwei Tage, bis Sie Luft haben. In der Zeit hat der Kunde schon zwei andere Angebote bekommen.
Was eine Angebots-App können muss
Es gibt sehr viele Programme für Handwerker. Manche können alles, von der Zeiterfassung bis zur Lagerverwaltung. Andere konzentrieren sich auf das Angebot. Welche Art Sie brauchen, hängt davon ab, wo bei Ihnen die meiste Zeit verloren geht.
Wenn es vor allem um Angebote geht, sind diese Punkte wichtig:
- Ihre eigenen Preise: Die App sollte mit Ihren Positionen und Preisen arbeiten, nicht mit fremden Katalogpreisen
- Alte Angebote übernehmen: Ohne Ihre Historie fangen Sie bei null an
- Bedienung am Handy: Direkt nach dem Termin, im Auto, nicht erst abends
- Lohn und Material getrennt, Bruttopreis für Privatkunden
- PDF mit Ihrem Briefkopf und Logo
- Versand per E-Mail und WhatsApp, möglichst mit Online-Annahme
- Erinnerung an offene Angebote
- Datenexport, damit Sie jederzeit wechseln können
Angebot einsprechen statt tippen
Auf der Baustelle hat man selten saubere Hände und nie Zeit für langes Tippen. Deshalb setzen immer mehr Handwerker auf Spracheingabe. Sie sprechen nach dem Termin ins Handy, was gemacht werden soll: „Wohnzimmer, Wände 52 Quadratmeter, alte Tapete runter, Raufaser neu, zweimal weiß, Decke 20 Quadratmeter streichen, ein Heizkörper lackieren.“
Gute Programme machen daraus Positionen mit Mengen und Einheiten. Wichtig ist, dass Sie danach jede Position sehen und jeden Preis bestätigen. Eine App, die einfach Zahlen rausgibt, ohne dass Sie wissen, woher sie kommen, nimmt Ihnen keine Arbeit ab. Sie schafft nur neue Fehler.
Ein Vorteil, der oft übersehen wird: Viele Betriebe haben Mitarbeiter, die auf Deutsch nicht gern schreiben. Wenn sie in ihrer eigenen Sprache einsprechen können, etwa auf Türkisch, Polnisch oder Russisch, und das Angebot auf Deutsch rauskommt, kann auch der Vorarbeiter vor Ort das Angebot vorbereiten.
Was eine Angebotssoftware kosten darf
Die Preise liegen weit auseinander. Reine Angebots-Tools gibt es ab etwa 39 Euro im Monat. Komplette Handwerkersoftware mit Zeiterfassung, Bauakte und Lager kostet eher 70 bis 250 Euro im Monat, oft pro Nutzer und dazu eine Einrichtungsgebühr.
Rechnen Sie es in Ihre Zeit um. Wenn ein Programm Ihnen pro Angebot eine Stunde spart und Sie 15 Angebote im Monat schreiben, sind das 15 Stunden. Bei einem internen Stundenwert von 55 Euro sind das über 800 Euro. Dann ist auch ein Programm für 89 Euro im Monat schnell bezahlt. Wenn Sie nur fünf Angebote im Jahr schreiben, reicht vielleicht die Word-Vorlage.
Nicht in der Rechnung steht, was ein schnelleres Angebot zusätzlich bringt. Wer am selben Tag antwortet statt nach einer Woche, ist oft der Erste, den der Kunde ernsthaft anschaut. Und jede Position, die nicht mehr vergessen wird, ist Geld, das sonst gefehlt hätte. Eine vergessene Entsorgungspauschale von 150 Euro im Monat bezahlt ein günstiges Programm schon allein.
Vertragsfallen, auf die Sie achten sollten
In Bewertungen beschweren sich Handwerker am häufigsten über drei Dinge. Prüfen Sie diese vor dem Abschluss:
| Falle | Woran Sie sie erkennen | Besser |
|---|---|---|
| Lange Mindestlaufzeit | 12 oder 24 Monate, Preis nur bei Jahresvertrag günstig | Monatlich kündbar |
| Einrichtungsgebühr | Onboarding für mehrere hundert Euro | Einrichtung inklusive |
| Preis pro Nutzer | Jeder Mitarbeiter kostet extra | Preis pro Betrieb |
| Kein Export | Daten bleiben beim Anbieter | Export als PDF und Tabelle |
| Server außerhalb der EU | Unklare Angaben zum Datenschutz | Server in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung |
Komplettsoftware oder reines Angebots-Tool?
Wenn Sie Zeiterfassung, Baustellendokumentation, Lager und Buchhaltung aus einer Hand wollen, ist eine Komplettlösung wie HERO, Plancraft oder ToolTime der richtige Weg. Dafür zahlen Sie mehr und brauchen Zeit für die Einrichtung.
Wenn Ihr Engpass das Angebot ist und der Rest schon läuft, zum Beispiel mit Lexware oder sevdesk für die Rechnungen, reicht oft ein spezialisiertes Tool. Handschlagfertig ist so ein Tool: Es kümmert sich nur um das Angebot, von der Anfrage bis zur Annahme durch den Kunden.
Testen, bevor Sie sich festlegen
Kein Programm passt zu jedem Betrieb. Testen Sie mit einem echten Auftrag, nicht mit einer Demo. Nehmen Sie das letzte Angebot, das Sie geschrieben haben, und schreiben Sie es in der App neu. Stoppen Sie die Zeit. Prüfen Sie, ob die Preise stimmen und ob etwas fehlt.
Wenn das Angebot danach so aussieht, dass Sie es ohne Bauchschmerzen rausschicken würden, und Sie dabei mindestens die Hälfte der Zeit gespart haben, lohnt sich das Programm. Wenn nicht, kündigen Sie. Genau deshalb ist die monatliche Kündbarkeit so wichtig.